本軟件以插件形式安裝到Microsoft Office Excel的COM組件中，在菜單欄（Excel2003）或加載項(xiàng)（Excel2007和Excel2010）中增加“新增工具”菜單，使得Excel增加了如下十四大功能?！度喊l(fā)郵件功能》已經(jīng)被《電腦報(bào)》在2011年第6期、《創(chuàng)建目錄與批量改名功能》在《電腦報(bào)》2010年第45期上向國(guó)內(nèi)外推介。

　　（一）群發(fā)郵件功能：

　　1、制作工資條（成績(jī)條）和工資簿（成績(jī)簿）：一張員工工資表 （學(xué)生成績(jī)表）是由同一工作表中的同一單行或多行的表頭下共存的若干條記錄組成，要把單人的工資 （成績(jī)）發(fā)給本人，用本軟件可輕松地將每條記錄分離，并在每一條記錄的上方添加一個(gè)表頭，以明確各項(xiàng)目的意義，還要在下方增加一個(gè)空行，以便打印后裁剪。本軟件還可以將工資條（成績(jī)條）保存一個(gè)獨(dú)立的工作簿文件。

　　2、工資條（成績(jī)條）群發(fā)到郵箱：軟件將工資條直接群發(fā)到每個(gè)人的郵箱，方便快捷，真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化高效辦公。

　　3、工資條（成績(jī)條）群發(fā)到手機(jī)：從Excel工作表的工資表中分離個(gè)人工資免費(fèi)群發(fā)到手機(jī)，實(shí)現(xiàn)了快捷、便利、安全的目的。

　　4、工資條（成績(jī)條）群發(fā)到個(gè)人文件夾：現(xiàn)在許多單位的個(gè)人信息都存放在服務(wù)器中由職工通過(guò)FTP查看，本軟件能將同一個(gè)工作表中的每行記錄（工資條）另存為同名的個(gè)人文件夾中，并統(tǒng)一改名。例如：存到[獨(dú)立]文件夾中的名稱(chēng)為張三、李四的兩個(gè)文件，可以對(duì)應(yīng)的分別轉(zhuǎn)存到張三、李四兩個(gè)文件夾中，并將這兩個(gè)文件改名為[9月份工資]。

　　5、把工作表內(nèi)容分類(lèi)群發(fā)到郵件與手機(jī)：軟件首先將工作表記錄分類(lèi)另存為工作簿文件，然后將這些文件以附件形式群發(fā)到指定的類(lèi)別負(fù)責(zé)人郵箱。例如，年級(jí)成績(jī)表由各班學(xué)生成績(jī)組成，軟件首先把本表另存為各班工作簿，然后再把每一班的工作簿群發(fā)給對(duì)應(yīng)的班主任。

　　6、群發(fā)同附件郵件：將同標(biāo)題、同內(nèi)容、同附件的共性郵件群發(fā)到多個(gè)郵箱與手機(jī)，與郵箱群發(fā)不同的是能“逐個(gè)群發(fā)”，不受群發(fā)數(shù)量限制，不會(huì)被對(duì)方看到多個(gè)地址，不會(huì)被過(guò)濾成垃圾郵件。

　　7、自動(dòng)進(jìn)入網(wǎng)易郵箱：凡是126、163、yeah郵箱，可以一鍵進(jìn)入。

　　（二）學(xué)校數(shù)據(jù)處理：

　　1、學(xué)生編班與調(diào)班：根據(jù)各學(xué)校、各年級(jí)給學(xué)生編班的標(biāo)準(zhǔn)不同提供了兩種編班方法供選擇：

　?。?）按總分排名編班：可以按學(xué)生總分（或某一學(xué)科分?jǐn)?shù)）參照成績(jī)、性別、特殊生等因素進(jìn)行一條龍排名，將學(xué)生均衡編入若干個(gè)教學(xué)班。分出來(lái)的教學(xué)班能夠達(dá)到如下幾項(xiàng)指標(biāo)：（a）各班學(xué)生人數(shù)基本相等；（b）　各班男、女生學(xué)生數(shù)基本相等；（c）各個(gè)名次段人數(shù)各班基本相等；（d）平均成績(jī)各班基本相等；（d）為滿足不同用戶(hù)要求，本軟件可以不考慮男女生比例，僅按照成績(jī)編班，還可以不考慮前若干名學(xué)生性別，僅考慮若干名之后學(xué)生的性別編班，也可以不按成績(jī)隨機(jī)分班；（e） 軟件對(duì)編班結(jié)果冠以“準(zhǔn)”字，目的是與正式編序號(hào)區(qū)別；（f）本軟件具有智能提醒、檢查與修復(fù)功能。引導(dǎo)您輸入各項(xiàng)合理數(shù)據(jù)；為您自動(dòng)修正性別、特殊生列在錄入時(shí)文本前后誤輸入的空格現(xiàn)象。

　?。?） 按各學(xué)科考分編班：有“預(yù)先挑班”要求的首先滿足。然后主要考慮各學(xué)科平均分的小差距，同時(shí)考慮性別搭配，在上述條件滿足的情況下，考慮特殊生搭配（特殊生提供了兩欄，可以填寫(xiě)優(yōu)秀生、班干部、問(wèn)題生、住校生等）。分出來(lái)的教學(xué)班所達(dá)到的幾項(xiàng)指標(biāo)同（1）。

　　兩種分班方法的設(shè)計(jì)思路是：前者首先給學(xué)生分類(lèi)排名，然后“一條龍”分配到各班，所以班數(shù)整數(shù)倍段的學(xué)生人數(shù)各班僅相差1－2人；后者根據(jù)學(xué)生各學(xué)科分?jǐn)?shù)、性別等情況，一一判斷這個(gè)學(xué)生分配到哪個(gè)班合適，所以最后的每班各學(xué)科平均分、總平均分相差僅在半分之內(nèi)。

　　編者強(qiáng)烈建議您的特殊要求不要超過(guò)兩個(gè)，不能考慮太多的編班因素，不然會(huì)以犧牲“均衡性”為代價(jià)。考慮因素越多，分班各檔次學(xué)生數(shù)及平均分差距越大。

　?。?）調(diào)班：調(diào)班需要學(xué)生考分差異小、男女等條件要匹配，主調(diào)學(xué)生還不能被再度調(diào)出……所以，純手工調(diào)班是相當(dāng)勞神的事情，本軟件設(shè)計(jì)了按考號(hào)大小、姓名音序自動(dòng)查找、調(diào)班標(biāo)記顏色與備注等功能，使調(diào)班輕松自如。調(diào)班后可以輕擊按鈕跟蹤各班男女生數(shù)、特殊生數(shù)、前若干名學(xué)生平均分、校前若干名學(xué)生在各班的分布等。

　　2、學(xué)生排名/班成績(jī)分析：（1）可以在年級(jí)各班同表的成績(jī)單上給學(xué)生進(jìn)行年級(jí)大排名，也可以進(jìn)行學(xué)生所在班內(nèi)的排名，即可以進(jìn)行單學(xué)科排名、也可以進(jìn)行多學(xué)科、總分一次性排名。（2）班成績(jī)分析是指各各班成績(jī)匯總成一張獨(dú)立的表格，內(nèi)容包括：應(yīng)考試人數(shù)、實(shí)考試人數(shù)、平均分、班內(nèi)前若干名平均分、年級(jí)前若干名在各班內(nèi)的分布等。

　　3、快速寫(xiě)評(píng)語(yǔ)：本軟件附贈(zèng)學(xué)生評(píng)語(yǔ)庫(kù)，用戶(hù)可以在評(píng)語(yǔ)庫(kù)中方便的選擇評(píng)語(yǔ)填寫(xiě)在學(xué)生成績(jī)單上（以第二列為準(zhǔn)，測(cè)學(xué)生數(shù)），配合個(gè)人信息群發(fā)功能，快速發(fā)送到學(xué)生（或家長(zhǎng)）個(gè)人郵箱。評(píng)語(yǔ)庫(kù)中評(píng)語(yǔ)豐富，還可以隨便增加與修改。

　　注：利用群發(fā)工資條（成績(jī)表）功能，可以將由學(xué)校統(tǒng)一登統(tǒng)的校、年級(jí)學(xué)生考試成績(jī)表拆分到每個(gè)班的成績(jī)表后（保存在[分類(lèi)文件]文件夾下的獨(dú)立工作簿），群發(fā)到各班主任郵箱，再由班主任給本班學(xué)生在成績(jī)記錄行添加評(píng)語(yǔ)列，最終群發(fā)到學(xué)生（家長(zhǎng)）的電子郵箱。

　　4、篩選各班前N名：篩選同一表格每個(gè)單位（班級(jí)）前N名的優(yōu)秀人員（得分）的行數(shù)據(jù)，刪除其余人員的行數(shù)據(jù)。

　　5、英語(yǔ)單詞與解釋分類(lèi)：可以將中小學(xué)英語(yǔ)單詞按照有幾個(gè)連續(xù)字母相同來(lái)分類(lèi)，例如可以將單詞中含4個(gè)連續(xù)相同字母的單詞分為一類(lèi)（標(biāo)注相同序號(hào)）；還可以將中小學(xué)英語(yǔ)單詞的解釋按照有1個(gè)或2個(gè)漢字相同來(lái)分類(lèi)（標(biāo)注相同序號(hào)）。對(duì)于識(shí)記英語(yǔ)單詞有很大的幫助。

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)常用數(shù)據(jù)處理：

　　1、添加與刪除本頁(yè)小計(jì)、累計(jì)與合計(jì)：可以方便的在帳目的每一頁(yè)添加“本頁(yè)小計(jì)”、“本頁(yè)累計(jì)”，在尾頁(yè)添加“本頁(yè)小計(jì)”、“本頁(yè)累計(jì)”與“合計(jì)”，還適用于分類(lèi)篩選后的頁(yè)面。通過(guò)“刪除”鍵，可以方便的去除這些附加項(xiàng)。

　　2、人民幣大小寫(xiě)等常用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：可將人民幣小寫(xiě)轉(zhuǎn)換成大寫(xiě)、能四舍五入四舍五入、甩去零頭取整、提取甩去的零頭、工資納稅計(jì)算、分?jǐn)?shù)或名次轉(zhuǎn)等次、漢字轉(zhuǎn)拼音、英語(yǔ)單詞首字母轉(zhuǎn)大寫(xiě)等。由于采用在單元格輸入公式的方法，方便了用戶(hù)的區(qū)域填充與公式修改。